Voor wat betreft de status van het plaatsen van uw (gekwalificeerde) digitale handtekening bij het indienen van kwartaalcijfers namens notaris- of gerechtsdeurwaarderkantoor het volgende: het plaatsen van uw (gekwalificeerde) digitale handtekening als accountant in de PDF met de in te dienen kwartaalcijfers betreft geen inhoudelijke verklaring over deze cijfers of een controle daarop. De digitale handtekening is louter bedoeld ter identificatie dat de kwartaalcijfers zijn ingediend door een daartoe bevoegd persoon.

Bij de jaarcijfers dienen wel inhoudelijke werkzaamheden door de accountant te worden verricht. Deze mag u ook digitaal ondertekenen. Voor indiening van de cijfers zelf geldt dezelfde overweging als bij de kwartaalcijfers.

BFT – december 2022

• BFT heeft geen vereiste als het gaat om welke software of applicatie wordt gebruikt voor het ondertekenen van de indiening.

Voorwaarde (vereiste) is wel dat de gebruikte handtekening op basis is van een gekwalificeerd certificaat; de gekwalificeerde onweerlegbare elektronische handtekening.
De ‘handtekening’ die standaard in dergelijke onderteken applicaties worden gebruikt is veelal geen gekwalificeerde elektronische handtekening zoals bijvoorbeeld op een USB-stick of smartcard.

Vandaar ook het advies om gebruik te maken van bijvoorbeeld de kosteloze Acrobat Reader in combinatie met de gekwalificeerde elektronische handtekening op een USB-stick of smartcard.
De meeste ondertekenapplicaties kunnen echter wel werken met gekwalificeerde certificaten zoals het PKIoverheid beroepscertificaat of het PKIoverheid persoonsgebonden organisatie certificaat. Maar het kan zijn dat deze optie niet ingeschakeld is. Bij twijfel neem daarvoor contact op met uw leverancier.

U kunt vanzelfsprekend ook met de PKIpartners helpdesk in contact treden voor advies.

• update ValidSign 16 februari 2023
  Validsign biedt de mogelijkheid om de PDF indieningen te kunnen ondertekenen met de mobiele (cloud) gekwalificeerde elektronische handtekening van KPN en een QR-code. Deze functionaliteit dient wel door Validsign in uw configuratie geactiveerd te worden. Neem daarvoor contact op met de Validsign Support.

Voor wat betreft de functionaliteit van het zetten van een elektronische handtekening heeft de betaalde versie van Acrobat (Pro) of de gratis versie (Reader) geen verschil. In beide versies werkt het.

Omdat de betaalde versie meer functionaliteiten heeft dan de gratis versie, kan het wel zo zijn dat het scherm een andere indeling heeft.

In beide versies start het ondertekenproces met de knop ‘Certificaten’ onder tabblad ‘Gereedschappen’

• BFT heeft geen vereiste als het gaat om welke pagina, formaat of waar de handtekening wordt geplaatst.

Het is namelijk zo dat het zetten van een enkele handtekening het geheel van alle pagina’s in feite wordt voorzien van de handtekening. Een paraaf op elke pagina is door het gebruik van een elektronische handtekening ook overbodig en voegt niets toe aan de onweerlegbaarheid of rechtsgeldigheid. Het geheel van alle pagina’s is getekend.

• Dat is niet nodig.

De certificaten (handtekening) zijn onweerlegbaar verbonden aan de houder (de natuurlijke persoon/beroepsbeoefenaar). Een afbeelding van een natte handtekening of paraaf voegt daar niets aan toe.

Tegelijkertijd kan het prettig zijn om een afbeelding van de eigen natte handtekening te zien staan op de PDF voor bijvoorbeeld een afschrift van een akte of een verklaring van de RA/AA.

• Voor BFT en de indiening DiginBFT is een afbeelding van een natte handtekening geen vereiste en kan ook de standaard of een aangepaste weergave worden gebruikt. De rechtszekerheid wordt afgeleid aan het certificaat waarmee getekend is.

• Het is niet toegestaan een elektronische handtekening door aan ander persoon te laten gebruiken. Het is strikt persoonlijk en onweerlegbaar verbonden aan de ondertekenaar getoond in het de handtekening (de certificaathouder).

Het is vergelijkbaar met het doen van overboekingen. De pashouder heeft controle over de strikt persoonlijke pas in combinatie met de persoonlijke pin-code. De overboeking is onweerlegbaar gekoppeld aan die houder.
Met het gebruiken van is gekwalificeerd certificaat (de elektronische ondertekening) is de gehele inhoud onweerlegbaar ondertekend door de ondertekenaar.
Dat ‘gewicht’ maakt het dat gekwalificeerde certificaten (handtekening) als rechtsgeldig worden erkend, nationaal en internationaal. Dat is ook de reden dat in de weergave van een gekwalificeerd certificaat zekerheidskenmerken duidelijk zichtbaar zijn.

• Acrobat en andere ondertekensoftware staan het toe dat er meerdere handtekeningen op een document worden gezet. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld besluitvorming door meerdere personen rechtsgeldig, digitaal en plaatsonafhankelijk latenplaatsvinden.
• Als meerdere personen het document willen ondertekenen is het wel zaak om het vakje ‘Document vergrendelen na ondertekening’ niet aan te vinken.
  Dit aanvinken kan eventueel wel nadat de laatste persoon zijn handtekening gezet heeft.

* Zie ook uitleg over ‘documentaanpassingen nadat een document ondertekend is’.

• Beroepscertificaten worden uitgegeven onder het normenkader van PKIoverheid. Dit normenkader bepaalt  hoe een certificaat geproduceerd moet worden conform welke eisen. Het certificaat is wat dat betreft eender.
  Er zitten wel verschillen in de wijze waarop de certificaten opgeslagen zijn. Het kan bijvoorbeeld op een kleine USB stick zijn van Safenet (QuoVadis), op een transparante USB stick van Thales (KPN) of op een smartcard.
• In de video’s worden de certificaten van KPN getoond. Deze worden altijd in een set van 3 soorten (toepssingen) geleverd: onweerlegbaar (gekwalificeerd), ondertekenen (authenticatie) en encryptie (versleutelen).
• In het geval van QuoVadis kan het ook zo zijn dat uw stick enkel het onweerlegbare certificaat beschikbaar heeft. Dat maakt qua ondertekening geen verschil.

Een aanvragen en verstrekken van gekwalificeerde certificaten (rechtsgeldige elektronische handtekening) is een proces waarin de nodige controleslagen opgenomen zijn. Daarnaast zal er ook sprake zijn van postverzending en een persoonlijke identificatie.

Houd daarom rekening met tussen de 10 en 15 werkdagen.