Informatie en helppagina voor DiginBFT indieningen

Direct contactQuicksupport TeamViewer

Digitaal ondertekenen indieningen

Informatie Bureau Financieel Toezicht in samenwerking met PKIpartners

Hier wordt uitgelegd hoe u:

  • uw indiening in Acrobat Reader kunt voorzien van een gekwalificeerde (rechtsgeldige) elektronische handtekening;
  • de weergave van uw handtekening kunt aanpassen in de standaard weergave van Acrobat Reader;
  • een afbeelding/plaatje van uw eigen (natte) handtekening kunt opnemen in de weergave van uw handtekening in Acrobat Reader;
  • Acrobat Reader zo kunt instellen dat altijd de gekwalificeerde handtekening wordt gekozen bij een ondertekening;
  • verschillen kunt onderscheiden tussen de certificaten van KPN en Quovadis;
  • hoe u naast het ondertekenen van de indieningen, de handtekening ook op andere manieren kunt inzetten binnen uw praktijk.

Daarnaast kunt u ook uw vragen aan ons stellen door gebruik te maken van het contactformulier op deze pagina.

Aan de hand van uw vragen wordt de lijst uitgebreid.  Zo helpen uw vragen ook uw collega’s.

Instructies, toelichting BFT, vragen en antwoorden*

Onderstaand treft u de meest voorkomende vragen met antwoorden aan. 
Neem naast de praktische instructievideo’s ook kennis van het tekstuele vraag en antwoord deel. Hierin staat ook uitleg over certificaten in het algemeen en rechtsgeldige elektronische handtekeningen vanuit een perspectief voor wat betreft de dagelijkse toepassing binnen uw kantoor en het rechtsgevolg.

Instructievideo’s – Windows

Indiening gekwalificeerd ondertekenen - Windows met Acrobat Reader

Voor elke ondertekening de juiste handtekening instellen - Windows met Acrobat Reader

Een afbeelding van uw eigen 'natte' handtekening in de weergave 'elektronische handtekening instellen' - Windows met Acrobat Reader

Instructievideo’s – macOS

Indiening gekwalificeerd ondertekenen - macOS met Acrobat Reader

Voor elke ondertekening de juiste handtekening instellen - macOS met Acrobat Reader

Een afbeelding van uw eigen 'natte' handtekening in de weergave 'elektronische handtekening' instellen - macOS met Acrobat Reader

Toelichting BFT

Ondertekening kwartaalcijfers geen inhoudelijke verklaring, maar ter identificatie ingediend door een daartoe bevoegd persoon.

Voor wat betreft de status van het plaatsen van uw (gekwalificeerde) digitale handtekening bij het indienen van kwartaalcijfers namens notaris- of gerechtsdeurwaarderkantoor het volgende: het plaatsen van uw (gekwalificeerde) digitale handtekening als accountant in de PDF met de in te dienen kwartaalcijfers betreft geen inhoudelijke verklaring over deze cijfers of een controle daarop. De digitale handtekening is louter bedoeld ter identificatie dat de kwartaalcijfers zijn ingediend door een daartoe bevoegd persoon.

Bij de jaarcijfers dienen wel inhoudelijke werkzaamheden door de accountant te worden verricht. Deze mag u ook digitaal ondertekenen. Voor indiening van de cijfers zelf geldt dezelfde overweging als bij de kwartaalcijfers.

BFT – december 2022

Vragen en antwoorden

Zijn elektronische handtekeningen in software als DocuSign, Ondertekenen.nl, ValidSign e.a. te gebruiken voor ondertekenen van de indiening?

  • BFT heeft geen vereiste als het gaat om welke software of applicatie wordt gebruikt voor het ondertekenen van de indiening.

Voorwaarde (vereiste) is wel dat de gebruikte handtekening op basis is van een gekwalificeerd certificaat; de gekwalificeerde onweerlegbare elektronische handtekening.
De ‘handtekening’ die standaard in dergelijke onderteken applicaties worden gebruikt is veelal geen gekwalificeerde elektronische handtekening zoals bijvoorbeeld op een USB-stick of smartcard.

Vandaar ook het advies om gebruik te maken van bijvoorbeeld de kosteloze Acrobat Reader in combinatie met de gekwalificeerde elektronische handtekening op een USB-stick of smartcard.
De meeste ondertekenapplicaties kunnen echter wel werken met gekwalificeerde certificaten zoals het PKIoverheid beroepscertificaat of het PKIoverheid persoonsgebonden organisatie certificaat. Maar het kan zijn dat deze optie niet ingeschakeld is. Bij twijfel neem daarvoor contact op met uw leverancier.

U kunt vanzelfsprekend ook met de PKIpartners helpdesk in contact treden voor advies.

Maakt het gebruik van de betaalde versie van Acrobat een verschil?

Voor wat betreft de functionaliteit van het zetten van een elektronische handtekening heeft de betaalde versie van Acrobat (Pro) of de gratis versie (Reader) geen verschil. In beide versies werkt het.

Omdat de betaalde versie meer functionaliteiten heeft dan de gratis versie, kan het wel zo zijn dat het scherm een andere indeling heeft.

In beide versies start het ondertekenproces met de knop ‘Certificaten’ onder tabblad ‘Gereedschappen’

Knop Certificaten in Acrobat Reader en Acrobat Pro voor het starten van het rechtsgeldig ondertekenen door middel van een PKI en/of PKIoverheid certificaat

Tabblad Gereedschappen  Certificaten in Acrobat Reader en Acrobat Pro voor het starten van het rechtsgeldig ondertekenen door middel van een PKI en/of PKIoverheid certificaat

Maakt het uit op welke pagina en op welke plaats de handtekening wordt geplaatst?

  • BFT heeft geen vereiste als het gaat om welke pagina, formaat of waar de handtekening wordt geplaatst.

Het is namelijk zo dat het zetten van een enkele handtekening het geheel van alle pagina’s in feite wordt voorzien van de handtekening. Een paraaf op elke pagina is door het gebruik van een elektronische handtekening ook overbodig en voegt niets toe aan de onweerlegbaarheid of rechtsgeldigheid. Het geheel van alle pagina’s is getekend.

Moet er in de weergave van de handtekening op de PDF ook een afbeelding van de 'natte' handtekening staan?

  • Dat is niet nodig.

De certificaten (handtekening) zijn onweerlegbaar verbonden aan de houder (de natuurlijke persoon/beroepsbeoefenaar). Een afbeelding van een natte handtekening of paraaf voegt daar niets aan toe.

Tegelijkertijd kan het prettig zijn om een afbeelding van de eigen natte handtekening te zien staan op de PDF voor bijvoorbeeld een afschrift van een akte of een verklaring van de RA/AA.

  • Voor BFT en de indiening DiginBFT is een afbeelding van een natte handtekening geen vereiste en kan ook de standaard of een aangepaste weergave worden gebruikt. De rechtszekerheid wordt afgeleid aan het certificaat waarmee getekend is.

 

Gebruikmaken van één handtekening door meerdere collega's. Mag dat?

  • Het is niet toegestaan een elektronische handtekening door aan ander persoon te laten gebruiken. Het is strikt persoonlijk en onweerlegbaar verbonden aan de ondertekenaar getoond in het de handtekening (de certificaathouder).

Het is vergelijkbaar met het doen van overboekingen. De pashouder heeft controle over de strikt persoonlijke pas in combinatie met de persoonlijke pin-code. De overboeking is onweerlegbaar gekoppeld aan die houder.
Met het gebruiken van is gekwalificeerd certificaat (de elektronische ondertekening) is de gehele inhoud onweerlegbaar ondertekend door de ondertekenaar.
Dat ‘gewicht’ maakt het dat gekwalificeerde certificaten (handtekening) als rechtsgeldig worden erkend, nationaal en internationaal. Dat is ook de reden dat in de weergave van een gekwalificeerd certificaat zekerheidskenmerken duidelijk zichtbaar zijn.

 

Is het mogelijk meerdere personen een document rechtsgeldig te laten ondertekenen?

  • Acrobat en andere ondertekensoftware staan het toe dat er meerdere handtekeningen op een document worden gezet. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld besluitvorming door meerdere personen rechtsgeldig, digitaal en plaatsonafhankelijk latenplaatsvinden.
  • Als meerdere personen het document willen ondertekenen is het wel zaak om het vakje ‘Document vergrendelen na ondertekening’ niet aan te vinken.
    Dit aanvinken kan eventueel wel nadat de laatste persoon zijn handtekening gezet heeft.

weergave optie document vergendelen

* Zie ook uitleg over ‘documentaanpassingen nadat een document ondertekend is’.

De video's tonen KPN certificaten. Wij zetten als kantoor certificaten van QuoVadis in, is er een verschil?

  • Beroepscertificaten worden uitgegeven onder het normenkader van PKIoverheid. Dit normenkader bepaalt  hoe een certificaat geproduceerd moet worden conform welke eisen. Het certificaat is wat dat betreft eender.
    Er zitten wel verschillen in de wijze waarop de certificaten opgeslagen zijn. Het kan bijvoorbeeld op een kleine USB stick zijn van Safenet (QuoVadis), op een transparante USB stick van Thales (KPN) of op een smartcard.
  • In de video’s worden de certificaten van KPN getoond. Deze worden altijd in een set van 3 soorten (toepssingen) geleverd: onweerlegbaar (gekwalificeerd), ondertekenen (authenticatie) en encryptie (versleutelen).
  • In het geval van QuoVadis kan het ook zo zijn dat uw stick enkel het onweerlegbare certificaat beschikbaar heeft. Dat maakt qua ondertekening geen verschil.

Wat is de levertijd voor certificaten?

Een aanvragen en verstrekken van gekwalificeerde certificaten (rechtsgeldige elektronische handtekening) is een proces waarin de nodige controleslagen opgenomen zijn. Daarnaast zal er ook sprake zijn van postverzending en een persoonlijke identificatie.

Houd daarom rekening met tussen de 10 en 15 werkdagen.

* Gebruik van de aangeboden informatie op deze pagina
Hoewel de informatie en adviezen in deze instructies zorgvuldig zijn samengesteld, kunnen hieraan geen rechten ontleend worden. Bureau Financieel Toezicht (BFT) en PKIpartners B.V. aanvaarden geen aansprakelijkheid voor mogelijke schade als gevolg van acties die op basis van de inhoud van de uitleg worden genomen. Voor de meest actuele informatie omtrent PKIoverheid verwijzen wij u naar uw certificaatdienstverlener Digidentity-TSP, KPN-TSP en QuoVadis-TSP. Wenst u een op maat gesneden advies voor uw specifieke situatie, dan kunt u uiteraard contact opnemen met Bureau Financieel Toezicht (BFT) of met PKIpartners B.V.

Ik wil graag dat PKIpartners contact opneemt voor:

(meerdere keuzes mogelijk)
Hidden
Hidden

PKIpartners & volledige ontzorging

Vrijblijvend advies van PKIpartners

PKIpartners staat u bij met het verkrijgen, beheren en installeren van PKIoverheid beroeps- en persoonsgebonden certificaten.
Onze service is altijd premium service, zonder uitzondering en gedurende de gehele geldigheid van uw certificaat. Dat doen wij voor één enkel certificaat, maar ook voor het gehele kantoor en alle certificaathouders.

Neem contact met ons op en een specialist zal u geheel vrijblijvend informeren over de mogelijkheden. 

Persoonlijk, goed bereikbaar voor probleemloos certificaatbeer.

PKIpartners ontzorgt lokale overheden

KPN heeft PKIpartners aangewezen als voorkeursagent voor haar vertrouwensdiensten als PKIoverheid, eHerkenning, eSeals en eSigning. PKIpartners bedient als PKIoverheid specialist midden-, klein- en grootbedrijf.

PKIpartners neemt de zorg omtrent het beheer weg. Wij sturen proactief op de geldigheid en continuïteit. Wij houden rekening met de tijd die u of uw ketenpartner nodig heeft voor elke aanvraag of vernieuwing. 

PKI-overheid-certificaat-europa-internationaal
kpnlogo pki partners
PKIoverheid-public-root-OV-2020-Digipoort-Certificaat

Berichten insturen naar Digipoort / Rechstpraak?

Wat is er nodig?
PKIoverheid private root G1 Certificaat

  • 2 of 3 jaar geldig
  • 1 certificaat voor meerdere applicaties tegelijkertijd
  • geschikt voor Bewindvoering, Raad van Rechtspraak, Belastingdienst schenkbelasting en erfbelasting

Beheer van PKIoverheid certificaten

PKIpartners kan u ook bijstaan in het beheren van uw PKIoverheid certificaten binnen uw organisatie. U behoudt de regie; wij verzorgen de uitvoering, meer weten? Ga naar certificaatbeheer als dienst.