Privacyverklaring PKIpartners BV

PKIoverheid certificaten: AVG/privacy statement

PKIpartners BV (hierna PKIpartners) respecteert uw privacy en gaat volgens de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) om met uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring informeert PKIpartners u over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan en wat uw rechten zijn.

Rechten van betrokkenen

Als eigenaar van uw persoonsgegevens (betrokkene) heeft u volgens de privacywetgeving bepaalde rechten. Verzoeken hiertoe kunt u richten aan AHJ Oosterwijk van PKIpartners BV via gegevensbescherming@pkipartners.nl of via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst in persoon identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. In deze privacyverklaring staan deze rechten beschreven.

Datalekken

Indien u van mening bent dat er persoonsgegevens van cliënten of medewerkers van PKIpartners voor onbevoegden toegankelijk zijn of u hiervan een vermoeden heeft, vragen wij u dit direct te melden via gegevensbescherming@pkipartners.nl. De procedure voor het analyseren, oplossen en eventueel melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens van het incident treedt dan in werking. Wij verzoeken u om een telefoonnummer te vermelden, waarop u bereikbaar bent.

Onze contactgegevens

Naam: PKIpartners BV
Adres: Seinstraat 22
Postcode / Plaats: 1223 DA Hilversum
Contactpersoon: AHJ Oosterwijk
Telefoon: 085 9020820‬
E-mailadres: info@pkipartners.nl of gegevensbescherming@pkipartners.nl

Cameratoezicht

Het bedrijventerrein waarop PKIpartners gevestigd is, beschermt uw veiligheid en eigendommen onder andere via cameratoezicht in de gebouwen. De beelden van deze camera’s worden binnen een week vernietigd.

Hyperlinks

Onze websites bevatten hyperlinks naar websites van derden. PKIpartners is niet verantwoordelijk voor de inhoud van deze websites en is evenmin verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op deze websites.

Wijzigingen

PKIpartners behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de Privacyverklaring. Wij adviseren u daarom regelmatig de Privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen. Meer informatie is te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Cookies

PKIpartners gebruikt alleen technische en functionele cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. Voor meer informatie over de cookies van Google Analytics en Google Adds verwijzen wij u graag naar de relevante pagina van Google – Hoe Google gegevens gebruikt van sites of apps die onze services gebruiken.

Onze dienstverlening

PKIpartners is aan te merken als de gezamenlijk verantwoordelijke voor het verwerken van uw persoonsgegevens in de zin van de AVG. In het geval van de begeleiding inzake de verkrijging van PKIoverheid certificaten wordt alleen uw informatie gehouden die directe betrekking heeft op de opdracht tot begeleiding. Voor het vervaardigen van een certificaat vallen de overige en vereiste gegevens onder de directe verantwoordelijkheid van de betrokken Trusted Service Provider (hierna TSP).

PKIpartners vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doeleinden:

• het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
• voor de doeleinden waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven;
• in het kader van een sollicitatieprocedure.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doeleinden verwerkt.

Regels persoonsgegevens begeleiding verkrijgen certificaten

Als PKIpartners werkzaamheden uitvoert opmaakt met persoonsgegevens van u of van een betrokkene door u aangewezen, moet PKIpartners zich aan wettelijke regels houden en de regels van de TSP. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

• PKIpartners moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de aanvragen zetten. Uw gegevens worden als gevolg van uitvoering overeenkomst verwerkt;
• PKIpartners moet bepaalde (persoons)gegevens controleren in onder meer het Handelsregister;
• Uw persoonsgegevens vallen onder de geheimhouding van PKIpartners. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door PKIpartners geldt dat dit uitsluitend op basis van een opdrachtovereenkomst en/of verleende toestemming plaats vindt.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als PKIpartners persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht dan wel uw verzoek. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• Kamer van Koophandel;
• Uw eigen website of publieke informatie;
• Een openbaar beroepsregister zoals bijvoorbeeld van Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), BIG-register Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (BIG), en Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA)

Doorgeven van uw persoonsgegevens

PKIpartners geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Ons kantoor verstrekt, afhankelijk van de uit te voeren werkzaamheden, persoonsgegevens aan de volgende ontvangers:

• KPN BV – TSP;
• QuoVadis BV- TSP;
• Digidentiy BV – TSP;
• Remind Allround Office Support;
• Uw contractspartij(en);
• Door u en/of door uw contractspartij(en) ingeschakelde leveranciers/adviseurs.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de Europese Unie of aan een internationale organisatie, tenzij u ons hiervoor toestemming heeft verleend.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

PKIpartners neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitvoeren van overeenkomsten. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang aanwezig zijn, op grond waarvan uw gegevens langer worden bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst in persoon identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek kunnen ingaan. Wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst in persoon identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst in persoon identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht op gegevenswissing (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst in persoon identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons wilt beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst in persoon identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van bezwaar

Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking, tenzij u daarvoor toestemming heeft gegeven. Deze toestemming kan vervolgens worden ingetrokken.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Wij stellen alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen en regelgeving zoals bepaald in Programma van Eisen PKIoverheid of door aanvullende voorwaarden gesteld door de gekozen TSP. Mochten wij om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door PKIpartners dan horen wij dit graag via het hierboven gemelde e-mailadres. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Datum update: september 2023