Nu het nog altijd volop vakantieperiode is, ontvangen we door de dag heen meerdere afwezigheidsmeldingen vanuit e-mailprogramma’s.
Je kent ze wel, de standaard out-of-office replies die er ongeveer zo uitzien:
Beste relatie,
Ik ben van-dan-tot-dan afwezig. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met mijn collega die-en-die.
Met vriendelijke groet,
Die-en-die
Geen probleem, je stuurt een mail naar de betreffende collega. En wat schetst je verbazing? Je krijgt het volgende antwoord van de collega die die-en-die vervangt.
Beste relatie,
Dank voor je bericht. Helaas kan ik je mail niet lezen, ik ben met vakantie van 24 juli tot en met 11 augustus. Als ik weer aan het werk ben zal ik je mail zo snel mogelijk beantwoorden. (en als het echt bont gemaakt wordt; dan wordt er terugverwezen naar de eerste die-en-die).
Met vriendelijke groet,
De andere die-en-die
Nu zal het in veel gevallen niet zo erg zijn dat een mail niet direct opgevolgd wordt en je niet meteen een antwoord krijgt.
Maar in sommige gevallen, zeker wanneer je spreekt over certificaat vernieuwing, kan het antwoord niet te lang wachten.
- Geen week.
- En al zeker geen twee weken of langer.
- Want het verlopen vindt plaats; net als het verlopen van een identiteitsbewijs.
Het is er nog wel; het is alleen niet meer te gebruiken. - En net als met het vernieuwen van een identiteitsbewijs, is er sprake van een doorlooptijd met vaak afhankelijkheden van medewerkers bij leveranciers die je applicatie(s) beheren.
Alles draait om bewustzijn
Uiteindelijk gaat het, ook met dit soort verantwoordelijkheden, om bewustzijn. Om bewust met je vak bezig zijn en nadenken over hoe het certificaatbeheer binnen jouw organisatie verloopt als je zelf enige tijd afwezig bent.
Er zijn voorbeelden van gemeentes bekend waar geen legitimatiebewijzen meer konden worden aangevraagd door burgers omdat het betreffende website-certificaat niet op tijd verlengd was.
Dit kennen we ook maar al te goed met de SBR-certificaten voor de koppeling met Digipoort of de beroepsgebonden certificaten voor notariaat. Als die laatste niet tjdig vernieuwd is kan het zelfs zover gaan dat er niet aan een wettelijke termijn voor mutaties Kamer van Koophandel of Kadaster kan worden voldaan.
Heb je niet in beeld hoe dit binnen jouw organisatie is geregeld? Wil je dit goed regelen maar weer je niet goed waar te beginnen? Neem contact met ons op.
We hebben al veel bedrijven, organisaties, gemeentes en andere (semi)-overheden geholpen met het borgen van hun certificaatbeheer, -aanvragen en – verlengingen.
En we beloven je één ding: dat gaat heel wat verder dan nadenken of de persoon die je vervangt tijdens je vakantie, niet zelf afwezig is.
