‘In Nederland is een digitaal ondertekend pdf nog wel gangbaar, maar in België is dat wel anders.’ Aan het woord is Casper Moerbeek, directeur van Mighty Resourcing Services, een bedrijf dat andere organisaties ondersteunt door consultancy. Het bedrijf staat bekend als een professionele dienstverlener die gespecialiseerd is in detachering en deta/vast constructies. Men zorgt voor de juiste professional op de juiste plek. ‘Sinds 4 jaar mogen we de Vlaamse overheid tot één van onze klanten rekenen. En daar is het begrip digitale documentverwerking een stuk verder dan in ons land: elke Vlaming kan zelf digitaal tekenen. Men beschikt over een identiteitspas met een tokenhouder. De eisen van het ondertekenen van documenten door onze nieuwe opdrachtgever betekende dat we een certificaatwaardige oplossing moesten bedenken. En die hebben we gevonden in de samenwerking met PKIpartners.’
Kleine maar essentiële investering
‘Via het internet kwam ik vrij eenvoudig bij ze terecht’, vervolgt Casper. ‘Het eerste contact was uitermate prettig. Het kennisniveau binnen de organisatie ligt enorm hoog, ze weten precies waar ze het over hebben. Voor ons als bedrijf was het een kleine investering, maar wél een essentiële. Daarnaast hadden we haast, want we konden niet voor de overheid aan de slag als we het betreffende certificaat niet op orde hadden. PKIpartners heeft ons snel en goed geholpen, zowel praktisch als procesmatig.’
Fysieke identiteitscontrole
‘Zoals gezegd was de aankoop van ons product, de digitale sleutel, relatief klein, dus we hebben geen dagen onderzoek gedaan voor we met deze samenwerking startte’, lacht Casper. ‘Wel zijn we bij KPN op bezoek geweest, PKI heeft zelfs de afspraak voor ons geregeld. Het idee van een dergelijk bezoek is dat men een identiteitscontrole kan doen door een fysieke afspraak te combineren waarbij we onder meer ons paspoort moesten laten zien.’
‘Op gegeven moment krijg je de digitale sleutel in handen, maar die moet je dan ook nog ‘even’ werkend krijgen. En ook daar heeft PKIpartners ons met een bijzondere service geholpen: door in te loggen en met ons mee te kijken. Nét zolang tot het werkte.’
Goede service, geen factuur
‘Dat is alweer een aantal jaren geleden. En zo’n maand of zes terug had ik weer wat hulp nodig in verband met een grote aanbesteding waar we op in wilden schrijven. Ik stuurde een mailtje naar PKIpartners en een uur later had ik een afspraak via Teams en werd ik weer top geholpen. En de factuur? Die was niet nodig, zo zei men, want dit behoorde tot de standaard service die ze aan hun klanten geven. Als ik de dienstverlening van PKIpartners samen zou moeten vatten dan komen als vanzelf de woorden kennis, servicegerichtheid, kwaliteit én een goede prijs- en prestatieverhouding in me op.’
Tips voor anderen
‘Aan anderen wil ik als tip meegeven dat ze niet moeten wachten tot ze het certificaat écht nodig hebben. Wij werken veel met Nederlandse leveranciers samen en die zijn stuk voor stuk te laat met aanvragen waardoor er onrust ontstaat. Mijn tip? Regel het vandaag nog, want voor je het weet heb je het morgen nodig en dan zit je ineens met een logistiek probleem. Als je in het buitenland zaken doet heb je deze digitale versleuteling sowieso nodig, maar je kunt er ook volledig op overgaan. Wij hebben dat gedaan. Waar we eerst nog een pdf-document digitaal ondertekenden, kiezen we nu altijd voor werken met een digitaal certificaat. Dat draagt bij aan de professionele uitstraling die wij belangrijk vinden.’
Verlenging en uitbreiding
‘Als ons contract in november afloopt, dan gaan we niet alleen verlengen, maar ook, uiteraard via PKIpartners, uitbreiden met aanvullende diensten. Nu kunnen we alleen nog digitaal ondertekenen, maar ik wil me ook op andere plekken kunnen identificeren, zodat voor iedereen duidelijk is dat ik tekeningsbevoegd ben voor de organisatie’, besluit Casper.