Patrick van Reisen, partner en accountant (links), Hans Guijt, fiscalist (rechts)
Accent Accountancy is een dynamisch en klantgericht kantoor. Met accountant en partner Patrick van Reisen én ervaren fiscalist Hans Guijt aan boord, valt het kantoor op door hun persoonlijke benadering en diepgaande expertise. Hun vooruitstrevende houding komt niet alleen tot uiting in hun financiële en fiscale adviezen, maar ook in hun inzet voor digitalisering. Ze zijn voortdurend op zoek naar innovatieve oplossingen om processen te verbeteren en hun klanten nog beter te ondersteunen. Dankzij de samenwerking met PKIpartners kunnen zij elektronische handtekeningen efficiënt en veilig gebruiken voor het ondertekenen van belangrijke documenten. Als een van de kantoren in hun branche zijn zij sinds 2014 overgestapt op elektronische handtekeningen voor het ondertekenen van jaarrekeningen en andere documenten. Deze stap werd genomen in nauwe samenwerking met PKIpartners, vanwege de kennis van elektronische handtekeningen en de persoonlijke begeleiding. Dit is hun verhaal over digitalisering, de samenwerking met PKIpartners en de voordelen van gekwalificeerde elektronische handtekeningen.
De aanleiding tot digitalisering
Al ruim tien jaar geleden begon Accent Accountancy met de digitalisering van hun processen. De wens was duidelijk: zoveel mogelijk papierwerk elimineren, efficiëntie verhogen en een professionele uitstraling richting klanten creëren. Patrick legt uit: “We wilden niet langer onze brieven en jaarrekeningen printen, ondertekenen en vervolgens weer inscannen. Dat hele proces was omslachtig en niet meer van deze tijd. Digitaal ondertekenen was voor ons de logische volgende stap.” PKIpartners speelde een cruciale rol in deze transitie. Via een softwareleverancier kwamen ze in contact met Ton Oosterwijk, de eigenaar van PKIpartners. “We hadden een professioneel digitaal certificaat nodig om documenten rechtsgeldig te kunnen ondertekenen, en PKIpartners begeleidde ons hierbij van begin tot eind,” aldus Hans.
Keuze voor PKIpartners
De keuze voor PKIpartners was een bewuste. Ondanks dat er destijds andere aanbieders op de markt waren, bleken zij de beste optie. Hans: “PKIpartners is toegankelijk, klantvriendelijk en ze zijn er altijd om je te ondersteunen. Het installeren van certificaten is geen dagelijkse kost, en het is fijn dat ze je daar echt bij helpen, zelfs als het eens in de vijf jaar gebeurt.” Patrick voegt toe: “Wat ook uniek is, is dat PKIpartners niet stopt met ondersteuning zodra je hun dienst hebt afgenomen. Ze blijven je helpen, ook als er op een later tijdstip technische problemen opduiken. Dat geeft veel vertrouwen.”
Voordelen van elektronische handtekeningen
De overstap naar onweerlegbare elektronische handtekeningen had meerdere voordelen. Het belangrijkste is misschien wel de zekerheid dat een document niet kan worden gewijzigd na ondertekening. Patrick legt uit: “Een pdf met een dergelijke elektronische handtekening is waterdicht. Zodra er ook maar iets aan het document verandert, is de aanpassing zichtbaar. Dat biedt een enorme mate van zekerheid voor ons én voor onze klanten.” Daarnaast scheelt het digitaal ondertekenen enorm in tijd en kosten. Hans licht toe: “We besparen niet alleen op print- en papierkosten, maar ook op mankracht. Waar we vroeger een heel proces hadden van printen, ondertekenen, inscannen en verzenden, kunnen we nu met een druk op de knop documenten afhandelen. Dat verhoogt de efficiëntie en maakt ons werk minder foutgevoelig.”
Samenwerking met PKIpartners
De samenwerking met PKIpartners wordt door zowel Patrick als Hans als positief ervaren. “Ton en zijn team staan altijd voor ons klaar, of het nu gaat om een nieuwe installatie of een verlenging van een certificaat,” vertelt Patrick. “Toen we recent overstapten naar een nieuw systeem, waren ze direct beschikbaar om ons te helpen met de certificaten, zelfs buiten werktijden. Dat niveau van service zie je niet vaak.”
Hans vult aan: “Ook als we toch zelf proberen om iets te regelen, zoals het verlengen van een certificaat, en dat gaat mis, dan staan ze direct klaar om ons uit de brand te helpen. Ze ontzorgen ons echt van begin tot eind.”
Tips voor andere kantoren
Voor andere accountantskantoren die ook de overstap naar digitale handtekeningen overwegen, heeft Hans een duidelijke tip: “Bespaar jezelf de moeite om het wiel opnieuw uit te vinden. Bel gewoon PKIpartners. Zij weten precies wat er nodig is, en kunnen je begeleiden in het hele proces. Zo voorkom je frustratie en krijg je het snel voor elkaar.”
Commercieel voordeel
Patrick voegt toe dat het gebruik van elektronische handtekeningen ook bijdraagt aan een professioneel imago richting klanten. “Het geeft ons een voorsprong ten opzichte op hen die nog met papieren processen werken. Bovendien verhoogt het de betrouwbaarheid van onze documenten.”
Vooruitblik: innovatie en efficiëntie bij Accent Accountancy
Accent Accountancy loopt voorop in de accountancysector als het gaat om digitalisering en het gebruik van elektronische handtekeningen. Mede dankzij de samenwerking met PKIpartners hebben ze hun processen kunnen stroomlijnen en zijn ze klaar voor de toekomst. De voordelen van digitaal ondertekenen zijn duidelijk: meer efficiëntie, minder kans op fouten en een verhoogde zekerheid voor klanten. “We blijven innoveren en PKIpartners blijft daarbij een belangrijke partner,” besluit Patrick.
Ook aan de slag met digitale handtekeningen? Neem contact met ons op.