Digitale rechtszekerheid is een steeds belangrijker thema voor bedrijven en organisaties. Een van de krachtige oplossingen binnen dit domein is de gekwalificeerde bedrijfstempel. Maar wat houdt dit precies in en waarom is het essentieel voor je bedrijfsvoering?
Wat is een gekwalificeerde bedrijfstempel?
Een gekwalificeerde bedrijfstempel is een digitale, rechtsgeldige handtekening die namens een organisatie wordt gebruikt. In tegenstelling tot een persoonlijke digitale handtekening, is een bedrijfstempel niet aan een individu gekoppeld, maar aan de rechtspersoon zelf. Dit biedt uitkomst voor situaties waarin documenten vanuit de organisatie als geheel moeten worden ondertekend, zonder dat een specifieke medewerker verantwoordelijk wordt gesteld. Ton Oosterwijk, directeur van PKIpartners, zegt er het volgende over: “Mensen kunnen hun secretariaat inrichten met een stempel waarmee zij 25 of 100 of 250 documenten in één keer kunnen voorzien van een handtekening. Daar kunnen we ze vanuit PKIpartners prima bij helpen.”
Waarom kiezen voor een gekwalificeerde bedrijfstempel?
- Rechtsgeldigheid: de bedrijfstempel voldoet aan de Europese eIDAS-verordening en biedt dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening.
- Efficiëntie: grote hoeveelheden documenten, zoals contracten, facturen en verklaringen, kunnen in één keer van een geldige ondertekening worden voorzien.
- Betrouwbaarheid: de stempel garandeert authenticiteit, integriteit en herkomst van het document, wat cruciaal is in sectoren zoals finance, overheid en juridische dienstverlening.
- Compliance en veiligheid: door gebruik te maken van gekwalificeerde certificaten wordt voldaan aan wettelijke eisen en wordt fraude tegengegaan.
- Betrouwbaarheid: de stempel garandeert authenticiteit, integriteit en herkomst van het document, wat cruciaal is in sectoren zoals finance, overheid en juridische dienstverlening.
- Compliance en veiligheid: door gebruik te maken van gekwalificeerde certificaten wordt voldaan aan wettelijke eisen en wordt fraude tegengegaan.
Toch is het opmerkelijk dat deze mogelijkheid nog lang niet overal benut wordt. Ton: “Het is bijzonder dat dit niet breder wordt opgepakt. Gekwalificeerde stempels voor digitale bedrijfsvoering bestaan immers al sinds 2003 de wet elektronische handtekeningen geïntroduceerd werd. En ook bedrijfszegels gelden al jaren als rechtsgeldige mogelijkheid voor onder meer digitale ondertekening.”
De rol van PKIpartners
PKIpartners biedt volledige ondersteuning bij de implementatie en het beheer van gekwalificeerde bedrijfstempels. Wij zorgen ervoor dat organisaties moeiteloos gebruik kunnen maken van deze technologie, inclusief:
- Advies over de juiste certificaten en implementatie.
- Integratie van bedrijfstempels in je bestaande werkwijze.
- Ondersteuning en beheer om compliance te waarborgen.
Daarnaast signaleren wij marktontwikkelingen en misstanden binnen de sector. Ton wijst op het feit dat sommige instanties de informatie over digitale handtekeningen en stempels voor zichzelf houden, wat innovatie belemmert. “Wij hebben contacten met notarissen die ons vragen: willen jullie dit alsjeblieft voor ons regelen? Zij ervaren met regelmaat frustratie omdat er nog veel onduidelijkheid heerst over de inzet van deze technologie en er, bijvoorbeeld vanuit de overheid, slechts beperkte ondersteuning of richtlijnen beschikbaar zijn voor het gebruik van digitale bedrijfstempels. Hierdoor moeten ze zelf op zoek naar veilige en rechtsgeldige oplossingen, terwijl de vraag naar betrouwbare digitale documentverwerking blijft groeien. Tegelijkertijd lopen zij, bij onjuiste inrichting, het risico dat de gebruikte ondertekening later ter discussie wordt gesteld.”
Meer weten?
Ben je benieuwd hoe een gekwalificeerde bedrijfstempel jouw organisatie kan helpen? Neem contact op met PKIpartners en ontdek hoe je je digitale documenten rechtsgeldig en efficiënt kunt ondertekenen.